Betriebsprüfungen sind ein wesentlicher Bestandteil der unternehmerischen Realität und erfordern eine sorgfältige Vorbereitung und Verständnis der Prozesse. Trotz der oft als belastend empfundenen Natur dieser Prüfungen bieten sie auch eine Gelegenheit zur Überprüfung und Verbesserung der betrieblichen Abläufe.
Service – Um mögliche negative Konsequenzen zu vermeiden, ist es entscheidend, die relevanten Dokumente ordnungsgemäß zu führen und stets aktuell zu halten.
Warum kommt es zu Betriebsprüfungen?
Betriebsprüfungen werden laut Nicole Grigat, Fachanwältin für Steuerrecht in Krefeld, vom Finanzamt aus unterschiedlichen Gründen initiiert. Im Kern geht darum zu überprüfen, ob die Gewinnermittlung des Unternehmers korrekt durchgeführt wurde. Es ist dabei wichtig zu verstehen, dass nicht notwendigerweise spezifische Gründe oder Verdachtsmomente eine Betriebsprüfung auslösen müssen. Das bedeutet, dass die Ankündigung einer Betriebsprüfung nicht automatisch auf Fehler in der Buchführung hinweist. Eine solche Prüfung kann somit jedes Unternehmen jederzeit treffen, was neben dem organisatorischen Aufwand auch eine zeitliche Belastung darstellt.
Neben der routinemäßigen Überprüfung gibt es auch spezifische Anlässe für eine Betriebsprüfung. Wenn etwa ein Unternehmen über Jahre hohe Verluste meldet, könnte das Finanzamt die Ursachen hinterfragen und prüfen, warum das Unternehmen bisher nicht insolvent ist. Auch signifikante Abweichungen von branchenüblichen Durchschnitts- oder Erwartungswerten bei Umsatz oder Gewinn können Anlass für eine Überprüfung sein.
Überdies kann das Finanzamt eine Betriebsprüfung anberaumen, wenn der Lebensstil des Geschäftsführers nicht zur finanziellen Lage des Unternehmens zu passen scheint oder wenn das Unternehmen seinen steuerlichen Verpflichtungen nur unregelmäßig nachkommt. Im Fokus der Betriebsprüfung stehen stets die Einhaltung steuerrechtlicher Vorgaben, wie die korrekte Berechnung der Mehrwertsteuer und Vorsteuer oder die ordnungsgemäße Abführung der Lohnsteuer für Mitarbeiter.
Wie können Steuerberater, Steueranwälte und Unternehmen eine Betriebsprüfung vorbereiten?
Eine grundlegende Maßnahme zur Vorbereitung auf eine Betriebsprüfung ist die strukturierte Organisation der Buchhaltungsunterlagen. Dies umfasst die lückenlose und saubere Sortierung aller geschäftsrelevanten Dokumente wie Ein- und Ausgangsrechnungen, Reisebelege und weitere buchhalterische Belege. Es ist essenziell, dass alle Unterlagen, die für die korrekte Darstellung der Geschäftsvorfälle sowie die Berechnung von Umsatz, Ausgaben und Gewinn von Bedeutung sind, vollständig vorliegen.
Insbesondere für Gründer ist die korrekte Dokumentation von Abmachungen und Verträgen mit beteiligten Verwandten, die eventuell während der Gründungsphase Unterstützung leisten oder finanzielle Mittel zur Verfügung stellen, von hoher Relevanz. Obwohl die Lohnsteuerprüfung separat durchgeführt wird, nehmen Betriebsprüfer auch Lohnkosten und andere Ausgaben unter die Lupe.
Sollten Dokumente fehlen, ist es ratsam, die Zeit bis zur Prüfung zu nutzen, um diese Lücken zu schließen. Dies vermeidet spätere Erklärungsnöte, falls der Prüfer auf Unstimmigkeiten stößt. Grundsätzlich deckt eine Betriebsprüfung einen Zeitraum von drei Jahren ab, daher ist es für Unternehmer wichtig, von Beginn an eine akkurate Dokumentation zu führen. Die Betriebsprüfer verlangen zudem die Einsicht in die Originalunterlagen. Zudem ist zu beachten, dass für viele relevante Dokumente die gesetzliche Aufbewahrungsfristen bis zu zehn Jahre beträgt.
Ablauf einer Betriebsprüfung: Was Unternehmen wissen müssen
Jede Betriebsprüfung folgt einem standardisierten Ablauf, der sich in drei Hauptphasen gliedert: die Anmeldung der Betriebsprüfung, die Durchführung der Prüfung vor Ort oder als laufende Prüfung und die abschließende Schlussbesprechung. Für den Unternehmer bedeutet dies, dass er verpflichtet ist, die Prüfer aktiv zu unterstützen. Dies beinhaltet insbesondere die Bereitstellung aller angeforderten Unterlagen, die für die Prüfung relevant sind. Üblicherweise kündigt der Prüfer im Vorfeld an, welche Dokumente benötigt werden. Sollten während der Prüfung zusätzliche Unterlagen erforderlich sein, werden diese nachgefordert.
Nach der Anmeldung der Betriebsprüfung haben Unternehmen, abhängig von ihrer Größe, eine Vorbereitungszeit von zwei bis vier Wochen, bevor die Prüfer ihre Arbeit aufnehmen. Diese Zeitspanne bietet speziell bei erstmaligen Prüfungen die Möglichkeit zur intensiven Vorbereitung. In dieser Phase ist es vorteilhaft, Fragen der Prüfer schnell und präzise beantworten zu können. Falls Unregelmäßigkeiten bestehen, besteht die Möglichkeit zur Selbstanzeige, was idealerweise unter rechtlicher Beratung geschehen sollte.
Die eigentliche Prüfung erfolgt meistens in den Räumlichkeiten des Unternehmens. Falls alle Unterlagen bereits vollständig sind und der Unternehmer häufig unterwegs ist, können die Dokumente auch direkt beim Finanzamt eingereicht werden. Während der Prüfung benötigt der Prüfer einen ruhigen Arbeitsplatz und einen ständigen Ansprechpartner im Unternehmen, um auftretende Fragen klären oder weitere Unterlagen anfordern zu können.
Welche Unterlagen sind bei einer Betriebsprüfung relevant?
Im Rahmen einer Betriebsprüfung konzentriert sich das Augenmerk primär auf die Vollständigkeit und Korrektheit verschiedener Unterlagen. Zu den zentralen Dokumenten zählen dabei die Buchführungsunterlagen, die sämtliche Buchhaltungskonten, Kassen und Buchungsbelege umfassen. Ebenso relevant sind Verträge aller Art, darunter Gesellschaftsverträge, Verträge mit Geschäftsführern, Arbeitsverträge, Mietverträge und Versicherungsverträge.
Ein weiterer wichtiger Bestandteil der Prüfung sind die Jahresabschlüsse, die Inventuren, Bewertungen und die Dokumentation zur Rückstellungsbildung beinhalten. Die genaue und vollständige Bereitstellung dieser Unterlagen ist entscheidend, da sie die Grundlage für die Bewertung der steuerlichen und wirtschaftlichen Situation des Unternehmens bildet. Besonderheiten und potenzielle Fallstricke in der Dokumentation können dabei besondere Aufmerksamkeit erfordern.
Ergebnisse und mögliche Folgen der Betriebsprüfung
Am Ende jeder Betriebsprüfung steht eine Schlussbesprechung, die als Gelegenheit dient, eventuelle Unklarheiten zu adressieren und aus den Feststellungen zu lernen. Dieser Termin ermöglicht es, Sachverhalte ausführlich zu diskutieren und gegebenenfalls zu korrigieren. Eine effektive Vorbereitung kann dabei helfen, die Ergebnisse der Prüfung zu eigenen Gunsten zu beeinflussen.
Die Ergebnisse einer Betriebsprüfung können erhebliche finanzielle und rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. Zu den möglichen Folgen gehören Steuernachzahlungen, die mit Säumniszuschlägen und Verzugszinsen verbunden sein können. Weiterhin kann das Finanzamt auf Basis der Prüfungsergebnisse zu Umsatzschätzungen greifen, die ebenfalls hohe Nachzahlungen zur Folge haben können. In gravierenderen Fällen, etwa bei nachgewiesener Steuerhinterziehung, stehen rechtliche Strafen an. Überdies führen Auffälligkeiten oft zu einer verstärkten Überwachung durch das Finanzamt in der Zukunft.
Die durch Steuernachzahlungen und Schätzungen entstehenden finanziellen Belastungen können die Liquidität eines Unternehmens signifikant beeinträchtigen und im schlimmsten Fall existenzbedrohend sein. Daher ist eine sorgfältige Buchhaltung und die Zusammenarbeit mit einem Steuerberater essenziell, um solchen Risiken vorzubeugen. (opm)