Im Rahmen einer Geschäftsreise sind ArbeitnehmerInnen oder Selbstständige längere Zeit unterwegs und müssen daher für eine ausreichende Verpflegung sorgen. Nicht nur die Übernachtung im Hotel muss bezahlt werden, sondern auch das Essen in einem Restaurant oder eventuell entstehende Parkgebühren. All diese Kosten fallen unter den sogenannten Verpflegungsmehraufwand, der unter anderem auch als Spesen bekannt ist.
Service – Welche Kosten einer Dienstreise unter die Spesen fallen, wie hoch die aktuelle Verpflegungspauschale ist, wer zur Spesenabrechnung berechtigt ist und wie diese korrekt erfolgt, erfahren Sie hier.
Was sind Spesen?
Bei Spesen handelt es sich um Kosten, die für die Selbstversorgung während einer Geschäftsreise anfallen. Jegliche Ausgaben auf einer Dienstreise sollten überwacht und dokumentiert werden. Hierfür eignen sich beispielsweise die besten Apps zur Spesenverfolgung für Geschäftsreisen.
Der Verpflegungsmehraufwand ist im Einkommensteuergesetz (EStG) geregelt und wird in vier Kategorien unterteilt:
Verpflegung:
Zur Verpflegung gehören jegliche Nahrungsmittel, die während einer Dienstreise gezahlt werden. Hierbei kann es sich entweder um Lebensmittel zum Kochen oder aber um das Essen in einem Restaurant handeln.
Übernachtung:
Jegliche Übernachtungskosten für eine Unterkunft, wie ein Hotel oder eine Pension, fallen ebenfalls unter die Spesen.
Fahrtkosten:
Die Fahrtkosten einer Geschäftsreise können entweder den Sprit für das Auto, das Zug- oder Flugticket sowie sonstige Transportmittelkosten betreffen. Auch diese gehören zum Verpflegungsmehraufwand.
Reisenebenkosten:
Auf jeder Dienstreise fallen Reisenebenkosten an. Das können beispielsweise Parkgebühren, die Büroraummiete sowie weitere Kosten sein. Diese können ebenfalls im Rahmen der Spesenabrechnung geltend gemacht werden.
Wer ist zur Spesenabrechnung berechtigt?
Der auf einer Geschäftsreise entstehende Verpflegungsmehraufwand kann sowohl von angestellten ArbeitnehmerInnen als auch von Selbstständigen abgerechnet werden. Hierbei muss jedoch beachtet werden, dass die Voraussetzungen für die Spesenabrechnung erfüllt sind.
Geschäftsreisende dürfen den Verpflegungsmehraufwand demnach nur geltend machen, wenn sie aus beruflichen Gründen nicht an ihrem gewöhnlichen Arbeitsort tätig sein können und aufgrund dessen auch nicht an ihrem üblichen Wohnort übernachten können.
Wie hoch sind die aktuellen Spesensätze für Dienstreisen?
Die geltenden Spesensätze für berufliche Reisen werden regelmäßig vom Bundesfinanzministerium aktualisiert. Die Höhe der Verpflegungspauschale ist maßgeblich von der Abwesenheitsdauer und dem Land, in welches die Geschäftsreise erfolgt, abhängig. Darüber hinaus gelten für Dienstreisen im Inland gesonderte Spesensätze.
Die aktuell geltenden Verpflegungspauschalen für berufliche Reisen im Inland lauten wie folgt:
| Dauer der Geschäftsreise | Verpflegungspauschale seit 2020 |
| mehr als 8 Stunden | 14 Euro |
| ab einer Abwesenheit von 24 Stunden | 28 Euro |
| Tag der An- und Abreise | 14 Euro pro Tag |
| reine Übernachtungskostenpauschale | 20 Euro pro Nacht |
Für Dienstreisen im Ausland hat das Bundesfinanzministerium bereits neue Beträge für das Jahr 2023 festgelegt. Diese richten sich sowohl nach der Dauer der Abwesenheit als auch nach der wirtschaftlichen Lage des jeweiligen Landes.
Wie wird der Verpflegungsmehraufwand auf Geschäftsreisen korrekt abgerechnet?
Grundsätzlich ist die Spesenabrechnung unkompliziert. Viele Unternehmen stellen ihren Angestellten ein spezielles Formular zur Verfügung, welches vollständig ausgefüllt und unterzeichnet werden muss. Dort können Geschäftsreisende jegliche Ausgaben, die als Spesen definiert sind, eintragen und diese anhand von Quittungen und Rechnungen belegen.
Jedoch haben MitarbeiterInnen eines Unternehmens zwei Möglichkeiten, um Spesen abzurechnen: Zum einen kann die Abrechnung des Verpflegungsmehraufwandes auf Grundlage der Pauschalen erfolgen, zum anderen können aber auch die tatsächlich entstandenen Kosten abgerechnet werden.
Beträgt die Dauer der Dienstreise unter acht Stunden, können keine Pauschalen geltend gemacht werden. Jegliche Ausgaben, die nicht über eine Pauschale abgerechnet werden, müssen auf entsprechende Belege gestützt werden. Wichtig ist, dass lediglich der Mehraufwand erstattet wird.
Die Erstattung der Spesen ist für ArbeitnehmerInnen steuerfrei. Das bedeutet, dass diese weder auf der Gehaltsabrechnung berücksichtigt noch in der Steuererklärung angegeben werden müssen. Jedoch ist es ratsam, etwaige Spesenabrechnungen dennoch der Steuererklärung beizufügen.
Ist der Arbeitgeber zur Erstattung der Spesen verpflichtet?
Grundsätzlich ist der Arbeitgeber nur dann zur Zahlung der Spesenabrechnung verpflichtet, wenn diese korrekt ist und alle erforderlichen Belege eingereicht werden. Da das Gesetz die Abrechnung der Spesen nicht detailliert regelt, gibt es jedoch oft Unstimmigkeiten in Bezug auf bestimmte Kosten.
Sollte der Arbeitgeber nicht zur Erstattung des Verpflegungsmehraufwandes bereit sein, können die verauslagten Spesen von dem Geschäftsreisenden gemäß §4 und §9 EStG in der Steuererklärung als Werbungskosten geltend gemacht werden. Im Zweifel sollte man sich in diesem Fall an einen Steuerberater wenden. (opm)
Quellen:
https://www.spendesk.com/de/blog/verpflegungsmehraufwand-spesensatze-dienstreisen/
https://www.personio.de/hr-lexikon/spesenabrechnung/#tipps-fr-spesenabrechnung-in-der-steuererklrung
https://www.lexoffice.de/lexikon/spesen/
https://intertours.de/inhalte/ausloese-f%C3%BCr-dienstreisen-fakten-und-berechnung.html
https://factorialhr.de/blog/verpflegungspauschale/#berechnen