Einmal im Jahr müssen Vermieter für jede von ihnen vermietete Wohneinheit eine Nebenkostenabrechnung beziehungsweise eine Betriebskostenabrechnung erstellen. Aufgrund der Komplexität dieses Dokuments sind vor allem private Vermieter mit der rechtskonformen Ausstellung und der fristgerechten Entsendung überfordert.
Service – Es lässt sich beobachten, dass nur etwa die Hälfte der Betriebskostenabrechnungen allen gesetzlichen Ansprüchen genügen. Daher kommt es immer wieder zu hässlichen Konflikten zwischen Mietern und Vermietern, die es zu vermeiden gilt. Welche Kosten dürfen auf die Mieter umgelegt werden und welche nicht?
Was wird unter einer Nebenkostenabrechnung verstanden?
Zu den Nebenkosten einer Mietwohnung zählen alle Ausgaben, die nicht in der Kaltmiete enthalten sind. Manche davon können auf die Mieter abgewälzt werden, andere dagegen nicht. Dabei kommt es oft zu Unklarheiten und Fehlinterpretationen. Vor allem aber muss die Nebenkostenabrechnung klar strukturiert und auch für den Laien verständlich formuliert werden. Zudem muss der Vermieter darauf achten, bestimmte Fristen einzuhalten, um zu seinem Geld zu kommen.
Die Nebenkostenabrechnung birgt bei fehlerhafter Ausstellung ein hohes Konfliktpotenzial, das in vielen Fällen nur von Gerichten gelöst werden kann. Wer immer auf der sicheren Seite stehen möchte, entscheidet sich für eine Software für die Nebenkostenabrechnung. Diese garantiert eine rechtssichere Ausstellung und eine fristgerechte Zustellung, wodurch lästige Auseinandersetzungen mit der Mietergemeinschaft vermieden werden.
Vereinbarungen im Mietvertrag sind bindend
Abmachungen zur Nebenkostenabrechnung können zwischen Vermieter und Mieter frei vereinbart werden. Wichtig zu wissen ist, dass eventuelle Absprachen nur dann geltend gemacht werden können, wenn sie im Mietvertrag festgehalten worden sind. Rechtliche Grundlage dafür bilden der § 556 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB), die Betriebskostenverordnung (BetrKV) und die Heizkostenverordnung (HeizkostenV).
Welche Fristen sind zu beachten?
Bei der Nebenkostenabrechnung sind verschiedene Fristen zu beachten. So darf eine Abrechnungsperiode zwölf Monate nicht überschreiten. Überdies muss die Abrechnung den Mietern bis spätestens zum Ablauf des Folgejahres zugestellt werden. Der Mieter hat ein Widerspruchsrecht. Auch dieses muss innerhalb von zwölf Monaten geltend gemacht werden. Die Überweisung sowohl von Nachzahlungen als auch von Guthaben muss innerhalb von 30 Tagen erfolgen.
Welche Kosten dürfen über die Nebenkosten auf die Mieter umgelegt werden?
Eine Mietwohnung in einem Mehrfamilienhaus ist mit einer ganzen Reihe von Nebenkosten verbunden. Nicht alle können mit der Betriebskostenabrechnung auf die Mieter umgelegt werden. Die Betriebskosten, an denen der Vermieter die Mieter beteiligen darf, sind in der BetrKV festgelegt:
- Grundsteuer, die von der Kommune erhoben wird.
- Wasserkosten, die den Verbrauch beinhalten sowie die Kosten für die Wasseruhr und für eine eventuell vorhandene Wasseraufbereitungsanlage.
- Abwassergebühren für Schmutz- und Niederschlagswasser.
- Heiz- und Warmwasserkosten für Zentralheizungen. Dabei errechnen sich bis zu 70 Prozent durch den Verbrauch und der Rest über die genutzte Wohnfläche.
- Betriebskosten für den Fahrstuhl, die auch von Mietern im Erdgeschoss anteilig getragen werden müssen.
- Hausreinigung und Kammerjäger im Bereich der gemeinschaftlich genutzten Fläche.
- Straßenreinigung und Müllabfuhr, mit Ausnahme der Anschaffungskosten für die Mülltonnen.
- Beleuchtung: Darunter fallen Stromkosten für die Außenanlage und alle gemeinschaftlich genutzten Räumlichkeiten.
- Die laufenden Kosten für die Gartenpflege.
- Wohngebäudeversicherung und gewisse Haftpflichtversicherungen.
- Die Grundgebühren sowie die Betriebs-, Strom- und Wartungskosten einer Gemeinschaftsantenne bzw. eines gemeinschaftlich genutzten Kabelanschlusses.
Welche Nebenkosten sind nicht umlagefähig?
Manche Nebenkosten, die sich aus dem Verschleiß der Immobilie und deren Verwaltung ergeben, müssen von den Mietern nicht mitgetragen werden und sollten daher in einer Nebenkostenabrechnung nicht enthalten sein:
- Kosten für Instandhaltung und Reparaturen.
- Verwaltungspersonal.
- Steuerberater.
- Mietausfall- und Rechtsschutzversicherung.
Inhaltliche und formelle Vorgaben einer Nebenkostenabrechnung
Nebenkostenabrechnungen sind übersichtlich und verständlich zu verfassen und müssen gewisse Mindestangaben enthalten:
- Name und Anschrift sowohl des Vermieters als auch des Mieters.
- Konkrete Angaben zum Abrechnungszeitraum.
- Exakte Bezeichnung der betreffenden Wohnimmobilie.
- Getrennte Auflistung der verschiedenartigen Betriebskosten.
- Auflistung der Gesamtkosten zum besseren Vergleich.
- Erläuterung zum verwendeten Umlageschlüssel.
- Bereits geleistete Vorauszahlungen der Mieter.
- Exakter Endbetrag der Nachzahlung beziehungsweise des Guthabens.
Fazit
Für viele private Vermieter ist die jährliche Nebenkostenabrechnung eine große Herausforderung. Fehler können dazu führen, dass die Mieter berechtigten Einspruch einlegen, wodurch sich die Abgeltung verzögert oder der Anspruch verfallen kann.
Es empfiehlt sich daher, die Nebenkostenabrechnung korrekt auszufüllen und auf eine pünktliche Zustellung zu achten. Außerdem ist der Leerstand einer Immobilie einzubeziehen und es hat eine strikte Trennung von Privatwohnungen und Gewerbeeinheiten zu erfolgen. (opm)